Управлявайте времето си, за да ви стига за всичко

Това, което най-често казваме, е „нямам време“. Това, от което най-често се оплакваме, е, че другите ни губят времето. Не си даваме сметка, че за тях ние сме тези други. Истината е, че всеки би искал да използва времето си ефективно, но малцина знаят как да правят това. Как да организират и управляват деня си така, че хем да отделят време за нещата, които изглеждат досадни, но задължително трябва да бъдат свършени, хем да им остане достатъчно време за приоритетите в собствената им ценностна система. Ето няколко съвета, които могат да ви помогнат да направите по-рационален график на своето всекидневие.

Първо: За да се научите да управлявате времето, започнете с анализ на собствения си нормален работен ден и на подхода си за неговото подреждане. За да разберете точно колко време ви трябва за различните аспекти от работата, водете си бележки. Достатъчно е да опишете подробно един ваш работен ден по дейности (служебни и лични) с точното време, употребено за тях, и степента им на важност, за да добиете представа и да решите дали имате проблем с времето или не. Разделете един лист на две колони и сложете заглавия на всяка от тях. Лявото може да е „Дейности, свързани с работата“, а дясното - „Други дейности“. Опишете всичко, което сте правили през деня, като го сортирате в двете колони. Отбележете коя дейност колко време е отнела и колко смятате, че е важна. Преценете колко процента от времето ви отива за първата група дейности и колко за втората. Какво е съотношението между двете стойности? Това упражнение ще ви покаже дали отговаряте на очакванията на организацията, за която работите, или не. Ако преобладаващата част от времето ви не е свързана с пряката ви работа за фирмата, вие сериозно трябва да работите върху по-доброто планиране и управление на времето си. В случай че имате подчинени, те могат да направят преценка за себе си по същия признак, след като подробно опишат един свой работен ден.

Второ: Подреждайте нещата по важност. В един отдел всички трябва да са съгласни с определените приоритети и всяко съмнение трябва да се разрешава с оглед на вече приетите уговорки. Например вече фиксираните срокове обикновено са по-приоритетни от тези, които се договарят днес. Достатъчно е в това подреждане по важност да се въведат кодове, например „А“,“Б“,“В“. Задачите „А“ трябва да се вършат днес, „Б“ може да бъде запланувано за изпълнение в следващ удобен момент. За „В“ трябва да се помисли дали изобщо да се прави, дали да не бъде делегирано на някого, или да се запише най-отдолу в списъка и да се направи при възможност.

Трето: Планирайте деня си така, че да имате „прозорци“ - свободно време между ангажиментите. Това време ще ви е необходимо както ако възникнат непредвидени неща, така и за почивка и размисъл. Хората, на които всяка минута от деня е ангажирана, започват да полагат твърде много усилия, за да бранят времето си и да казват не на всеки новопоявил се ангажимент, без да разграничават важните от помаловажните неща в работата. Едва ли би ви харесало да ви възприемат като човек, който непрекъснато се притеснява за времето или е ангажиран само с това да се втурва от един ангажимент към друг и винаги е в стрес. Вие не сте само изпълнител, който трябва да реагира на случващото се през деня - от вас се очаква да осмисляте нещата по степен на важност и неотложност, за което ви трябва време.

Четвърто: Ако сте ръководител и имате секретарка или асистент, договорете се за начина, по който ще се уреждат вашите срещи. Само единият от двамата трябва да води дневника на срещите, така че ако например се обадят на секретарката с молба за среща, тя да може да я потвърди и да я впише направо в бележника. Това означава, че шефът не може да поема никакви твърди ангажименти, без преди това да погледне в бележника на секретарката си. Може да се действа и по обратния път: шефът да поема твърди ангажименти, а секретарката да записва евентуални срещи и да се обажда за потвърждаването им, след като ги съгласува с него. Използването на някоя от тези системи прави дублирането невъзможно.

Пето: Не допускайте телефонните разговори по време на среща да отклонят вниманието ви от разговора с предварително поканения посетител. По този начин губите времето на другия човек. Ако нямате възможност да отклоните обаждането, обяснете на човека, който звъни в момента, че сте в среща, запишете телефонния му номер и му се обадете по-късно, освен ако случаят не е много спешен. Но тогава е по-добре да помолите посетителя за отлагане на срещата.

Шесто: Ако ръководите хора, подхождайте към събрания с персонала си със същото уважение, с което подхождате към всякакви други срещи или посетители. Мениджмънтът означава работата да се върши чрез хората. Ако ги пренебрегвате, това може да се отрази сериозно върху мотивацията им, което ще рикошира върху вас и в края на краищата ще ви струва повече време. Отделяйте време за хората, с които работите. Това ще ви спести време.

Седмо: Проявявайте по-голяма избирателност спрямо срещите, на които отивате, и не правете автоматично всичко, което някой друг ви поиска, дори ако другият е вашият шеф. Толкова ли е маловажна работата ви, че винаги се оказва на второ място, когато ви се обадят? Ако сте планирали работата си и очевидно работите върху нещо, което е приоритетно за вас, има смисъл да „преговаряте“ даже с началника си, който може и да не знае как стоят нещата в момента. Научете се да защитавате своята работа и тази на персонала си, защото всеки трябва да цени времето и усилията на другите. Трябва да сме наясно, че никакви похвати за управление на времето не могат да бъдат ефективни при всички обстоятелства, защото животът ни - и служебният, и личният, се състои от много променливи величини. Не е важно да се придържаме стриктно към някакви правила, защото универсални правила няма. Важни са нагласата и готовността за въвеждане на ред, който ни позволява да знаем за какво отива нашето време и как по-добре да го разпределяме. Организирането на времето означава непрекъсната битка не за повече време без ангажименти, а за повече личен контрол върху ангажиментите. Така ние ще управляваме времето, а не то нас.